Site internet pour cabinet dentaire : rappels, créneaux d'urgence et tarifs lisibles
Un fauteuil vide à quinze heures coûte plus cher que tout le reste de la journée, et le rendez-vous manqué du mardi ne prévient jamais à l'avance. Le reste du temps, le secrétariat répond à des questions d'horaires, de tarifs et de disponibilité, la ligne qui sonne pendant qu'un patient attend au comptoir.
Le site tourne sur votre propre nom de domaine, avec SSL, hébergement et sauvegardes chaque nuit dans toutes les formules. De 49 € à 199 € par mois, hors taxes.
La semaine du secrétariat, en trois épisodes
Aucun de ces épisodes ne parle de ce qui se passe au fauteuil. Tous parlent de cases dans un planning et de messages qui n'ont pas été envoyés.
Mardi, quinze heures, un fauteuil vide
Personne ne s'est présenté et personne n'a appelé. Le créneau était pris depuis six semaines, il ne se rendra pas, et il est bien trop tard pour proposer la place à l'un des patients qui, eux, attendaient une date depuis un mois.
Cette heure-là n'apparaîtra jamais comme une perte dans la comptabilité. Elle ressemble simplement à un après-midi calme.
Le créneau d'urgence gardé pour rien
Vous en réservez deux par jour, parce qu'il en faut. Certains jours ils sauvent la journée, d'autres jours ils restent vides jusqu'à seize heures, et il devient alors trop tard pour les proposer à quelqu'un d'autre.
Un créneau qu'on garde sans le rendre visible est un créneau qu'on garde deux fois : contre les autres patients, et contre soi-même.
Le tarif demandé avant même le premier appel
Les gens comparent avant de décrocher. Ils cherchent le nom du cabinet, l'adresse, les horaires, et surtout un ordre de grandeur pour ce qu'ils viennent faire. S'ils ne trouvent qu'un numéro et une carte, ils appellent le cabinet suivant sur la liste.
La question du tarif ne disparaît pas parce qu'on ne l'écrit pas. Elle arrive juste par téléphone, une fois de plus.
Quatre fonctions, strictement administratives
Prise de rendez-vous, planning, messages et grille de tarifs. Rien d'autre n'est décrit ici, et c'est volontaire.
Le rappel, envoyé avant le rendez-vous
La confirmation part au moment où la date est posée, avec l'heure, la durée prévue et l'adresse du cabinet. Le rappel arrive ensuite, à l'avance, pendant qu'il reste encore le temps de déplacer une date plutôt que de ne pas venir.
L'envoi par e-mail figure dans chaque formule. Le SMS est une option prépayée, souvent choisie ici parce que c'est là que les messages se lisent.
Le patient choisit un type de rendez-vous, puis une date
Il ne voit que ce que vous avez ouvert : les types de rendez-vous que vous acceptez de laisser prendre en ligne, sur les plages que vous avez décidé de rendre visibles. Le reste passe par le comptoir comme aujourd'hui.
Un créneau d'urgence peut donc rester réservable jusqu'à la dernière minute, au lieu d'attendre un appel qui ne viendra peut-être pas.
Praticiens, salles et équipements comme ressources
Trois praticiens et deux salles, cela fait deux rendez-vous simultanés au maximum, pas trois. En déclarant les salles et les personnes comme ressources, puis en rattachant chaque type de rendez-vous à ce dont il a besoin, le planning ne peut plus promettre une salle déjà occupée.
Les absences et les jours de congé se posent au même endroit.
Une grille de tarifs qu'un patient peut lire
Chaque ligne porte son type de tarif : montant fixe, montant à partir de, ou renvoi vers un devis quand cela dépend du cas. Les montants sont écrits par vous, jamais par nous, et vous choisissez ligne par ligne ce qui s'affiche.
Une grille lisible, c'est autant d'appels en moins pour poser la même question au secrétariat.
La liste des types de rendez-vous
Ce ne sont que des intitulés d'agenda et des types de tarif. Vous les nommez comme vous les nommez déjà au comptoir, et vous fixez vous-même ce qui s'affiche.
Les lignes peuvent être classées par catégories, chacune avec sa grille, et l'ordre d'affichage vous appartient.
Les questions des cabinets avant de changer
C'est la situation la plus fréquente. Vous choisissez les types de rendez-vous ouverts et les plages visibles, et vous laissez le reste au secrétariat. Tout arrive de toute façon dans le même planning.
Vous les réservez à un type de rendez-vous précis, visible en ligne le jour même. Ils ne peuvent pas être pris par un contrôle de routine, mais ils ne restent pas invisibles pour autant.
Oui. Personnes, salles et équipements se déclarent comme ressources, et chaque type de rendez-vous est rattaché à ce qu'il mobilise. Rien ne peut être posé sur une ressource déjà prise.
L'e-mail est compris dans toutes les formules. Le SMS s'ajoute sous forme de crédits prépayés que vous rechargez quand vous le voulez, ce que beaucoup de cabinets font pour les rappels de la veille.
Vous décidez, ligne par ligne. Une entrée peut afficher un montant, une mention à partir de, ou renvoyer vers un devis. Nous n'écrivons aucun montant à votre place et nous n'en imposons aucun.
De 49 € à 199 € par mois hors taxes. L'hébergement, le certificat SSL, les sauvegardes de nuit et le support sont dans toutes les formules. Seuls les crédits SMS se paient à part.
Autres métiers
- OstéopathesPremière séance et suivi comme deux rendez-vous.
- ChiropracteursLe titre expliqué, le rendez-vous suivant pris au cabinet.
- KinésithérapeutesLes patients réservent, les entreprises reçoivent un devis.
- Psychologues et thérapeutesRéserver sans que personne ait à téléphoner.
- Cabinets vétérinairesRéservation sur le vétérinaire et la salle à la fois.
- Toiletteurs caninsDurée selon la race, rythme de huit semaines.
- Tous les métiers
Mettez le planning et les tarifs en ligne
Décrivez le cabinet, vos horaires et vos types de rendez-vous, ou indiquez le site actuel. Vous recevez une première version avec la grille, les plages ouvertes et la prise de rendez-vous, puis vous reprenez chaque bloc directement sur la page.
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