Site internet pour cabinet vétérinaire : un vétérinaire et une salle libres en même temps

Vous avez trois vétérinaires, deux salles de consultation et un après-midi qu'un cas imprévu peut vider en vingt minutes. Pendant ce temps, l'accueil redemande pour la quatrième fois le nom, l'espèce et l'âge d'un animal déjà venu deux fois cette année.

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Le site tourne sur votre propre nom de domaine, avec SSL, hébergement et sauvegardes chaque nuit dans toutes les formules. De 49 € à 199 € par mois, hors taxes.

Une semaine, trois fois le même nœud

Ce ne sont pas des questions de pratique vétérinaire. Ce sont des salles, des coordonnées et des dates de rappel, et cela occupe l'accueil du matin au soir.

Mercredi quatorze heures, tout glisse d'un cran

Un cas urgent arrive sans prévenir et mobilise une salle pendant une heure. Les trois rendez-vous suivants reculent, l'accueil passe six appels pour prévenir, et deux personnes sont déjà dans la salle d'attente sans savoir combien de temps elles vont rester.

La place existait pourtant sur le papier. Ce qui manquait, c'est un planning qui sache qu'une salle et une personne ne se dédoublent pas.

Le comptoir qui redemande tout, à chaque fois

Nom de l'animal, espèce, race, année de naissance, numéro d'identification, coordonnées du propriétaire, qui l'a vu la dernière fois. Ces informations existent déjà quelque part, mais pas au moment où on en a besoin, et l'accueil les redemande devant une file de trois personnes.

À chaque fois, ce sont quatre minutes prises sur le rendez-vous suivant, qui commence donc en retard lui aussi.

Les rappels notés sur un agenda de bureau

Les dates de rappel annuel sont écrites au crayon dans un agenda papier, ou pas écrites du tout. Quelqu'un s'en occupe le vendredi après-midi, quand il reste du temps, et certains vendredis il n'en reste pas.

Ce n'est pas de la négligence, c'est une tâche qui n'a jamais eu de place fixe dans la semaine. Elle finit donc par dépendre de la mémoire de la personne à l'accueil.

Quatre fonctions, uniquement du côté de l'organisation

Des dates, des ressources, des messages et un carnet d'adresses. Rien ici ne décrit ce qui se passe une fois la porte de la salle fermée.

Vétérinaires, salles et matériel comme ressources

Trois vétérinaires et deux salles, cela fait deux rendez-vous à la fois au maximum, pas trois. Vous déclarez les personnes, les salles et les appareils comme ressources, puis vous rattachez chaque type de rendez-vous à ce dont il a besoin.

À partir de là, le planning ne peut plus promettre une salle déjà occupée, et les congés se posent au même endroit que le reste.

Les places libres sont celles qui existent vraiment

Chaque type de rendez-vous porte sa durée réelle et ses ressources, donc ce qui s'affiche comme disponible l'est. Vous gardez des plages fermées à la réservation en ligne pour ce qui doit rester entre les mains de l'accueil.

Une plage réservée aux cas du jour peut rester visible jusqu'au dernier moment, au lieu d'attendre un appel qui ne viendra peut-être pas.

L'animal et son propriétaire, saisis une seule fois

Les informations demandées au moment de la réservation arrivent avec le rendez-vous : nom de l'animal, espèce, race, année de naissance, coordonnées du propriétaire. L'accueil n'a plus à les redemander à voix haute devant la file.

Ce fichier est un carnet d'adresses et un historique de dates. Ce n'est pas un dossier médical et il n'a pas à en tenir lieu : ce qui relève du suivi de l'animal reste dans votre logiciel métier.

Confirmation à la réservation, rappel avant la date

La confirmation part immédiatement avec la date, l'heure et l'adresse. Le rappel suit avant le rendez-vous, quand il est encore possible de décaler. Un rendez-vous de rappel annuel se pose à l'avance comme n'importe quelle autre date, et le message part tout seul.

L'e-mail est dans toutes les formules, le SMS s'ajoute en crédits prépayés.

Les types de rendez-vous, tels qu'ils s'affichent

Ce sont des intitulés d'agenda et des types de tarif. Vous les nommez comme au comptoir et vous décidez de ce qui apparaît sur le site.

Prestation Type de tarif
Consultation Prix fixe
Rendez-vous de rappel annuel Posé à l'avance, message automatique Prix fixe
Rendez-vous du jour Sur les plages gardées ouvertes À partir de
Consultation longue Pour ce qui demande une salle plus longtemps À partir de
Visite à domicile Selon la distance À partir de
Rendez-vous du samedi Nombre de places limité Prix fixe

Les lignes se rangent par catégories, par exemple petits animaux et nouveaux animaux de compagnie, chacune avec sa grille.

Ce que les cabinets veulent savoir avant de basculer

Les ressources déjà occupées ne peuvent plus être promises, et vous fermez une plage en un geste. Les personnes concernées reçoivent alors le message depuis le même endroit, sans passer six appels.

C'est exactement ce que gèrent les ressources. Chaque type de rendez-vous est rattaché à ce qu'il mobilise, et rien ne peut se poser tant que tout n'est pas libre au même moment.

Oui, et c'est le principal gain à l'accueil. Les champs que vous choisissez arrivent avec la date, sont enregistrés dans le fichier, et n'ont plus à être redemandés au comptoir.

Non, et ce n'est pas son rôle. Il contient des coordonnées, un historique de dates et vos notes d'organisation. Tout ce qui touche au suivi de l'animal reste dans le logiciel prévu pour cela.

Vous ouvrez type de rendez-vous par type de rendez-vous, et plage par plage. Ce que vous laissez fermé continue de passer par l'accueil et arrive dans le même planning.

De 49 € à 199 € par mois hors taxes selon la formule. Nom de domaine à vous, certificat SSL, hébergement, sauvegardes de nuit et support partout. Les SMS se rechargent séparément.

Mettez les salles et les vétérinaires dans le même planning

Indiquez combien vous êtes, combien de salles vous avez et quels types de rendez-vous vous acceptez de laisser prendre en ligne, ou pointez le site actuel. La première version arrive avec les ressources, les plages ouvertes et les champs demandés à la réservation.

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